Um dos desafios de toda empresa é fazer a gestão do seu pessoal conforme determina a legislação trabalhista. E quanto mais transparência existir na relação entre empregador e empregado, melhor. O controle de ponto, por exemplo, pode ser um verdadeiro aliado nessas relações, pois a empresa consegue reunir as informações da jornada de trabalho de cada colaborador, de forma segura e precisa.
Com o controle de ponto,é possível extrair dados precisos sobre quantidade de horas extras realizadas pelo colaborador, bem como atrasos, faltas, intervalos etc. Desse modo, garante-se que deveres e direitos de ambas as partes sejam cumpridos.
No entanto, quando o procedimento de registro não é realizado corretamente, pode gerar muita dor de cabeça ao empresário, como ações trabalhistas na Justiça, por exemplo.
No artigo de hoje, a gente vai abordar tudo que você e sua empresa precisam saber sobre o controle de ponto, bem como dar dicas de como realizar esse registro com praticidade e segurança.
E atenção! Já estão em vigor as novas regras acerca do controle de ponto eletrônico!
Então, não durma no ponto e confira o artigo até o final!
1) O QUE A CLT DIZ SOBRE O CONTROLE DE PONTO?
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), em seu artigo 74, §2, aborda o registro de ponto como obrigatório para estabelecimentos com mais de 20 funcionários.
É importante se atentar ao detalhe de que a lei fala sobre “estabelecimentos” e não “empresas”. Em outras palavras, se uma empresa tem uma filial com menos de 20 colaboradores, não há obrigatoriedade do controle de ponto. Por outro lado, se a matriz da empresa tiver mais de 20 colaboradores, a empresa tem a obrigação de fazer o registro de ponto.
Contudo, ainda que não haja obrigatoriedade, o controle de ponto dos colaboradores é um procedimento muito importante para qualquer empresa, pois, assim, é possível fazer uma melhor administração não só o horário de trabalho, como também dos intervalos intrajornada e interjornada.
Ademais, o controle de ponto é um recurso valioso que a empresa pode utilizar caso venha a sofrer um processo trabalhista por algum ex-funcionário.
2) PRINCIPAIS FORMAS DE SE FAZER O CONTROLE DE PONTO
Não há uma regra específica sobre qual método a empresa deve utilizar para o registro do ponto de seus colaboradores: manual, ou mecânico, ou eletrônica. Todavia, no caso de controle de ponto eletrônico, o empresário tem o dever de seguir as especificações determinadas pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) e outros órgãos competentes (saiba mais no próximo tópico).
Veja os principais meios para o controle de ponto:
Controle de ponto manual
É o modelo tradicional e mais barato que existe, e já foi bastante utilizado nas empresas. Hoje em dia, porém, poucas utilizam esse método, porque ele é suscetível a fraudes nos registros, como, por exemplo, quando um colega de trabalho assinar por outro.
No controle de ponto manual, o colaborador registra manualmente entrada, saída e intervalos que faz ao longo de seu expediente.
Controle de ponto mecânico
Neste método, utiliza-se o relógio de ponto cartográfico. Ou seja, o colaborador registra sua jornada inserindo seu cartão de ponto em um relógio que marca os horários. É um meio mais seguro que o manual, pois não permite rasuras.
Controle de ponto eletrônico
Dos três, decerto é o mais seguro, preciso e transparente nas informações, por utilizar a tecnologia a seu favor. Por meio do ponto eletrônico, o colaborador faz o registro e esses dados ficam em um sistema. Somente o RH da empresa terá acesso às informações registradas.
Aliás, a Portaria nº 671/2021, que regulariza o registro eletrônico de controle jornada de trabalho, entrou em vigor em 10 de fevereiro de 2022.
A partir de agora, as empresas que utilizam o ponto eletrônico vão precisar se adaptar às novas regras. Se acaso a empresa não obedecer às regulamentações, estará sujeita a sofrer punições, como multas, por exemplo.
3) O QUE MUDOU NO CONTROLE DE PONTO ELETRÔNICO COM A PORTARIA 671?
A Portaria 671/2021 é uma nova norma que, dentre muitos objetivos, regulamenta o controle de ponto eletrônico. Ela reuniu e aprimorou regras das antigas portarias 1510 e 373, que eram as referências sobre esse tipo de controle, mas foram revogadas.
A empresa que optar por utilizar o controle de ponto eletrônico deve se adequar às novas regras num prazo de um ano, a contar da data de publicação da Portaria, 8 de novembro de 2021.
De acordo com o art. 75, da Portaria, há três novas classificações de sistemas de registro de pontos eletrônicos. Veja a seguir:
Registrador Eletrônico de Ponto Convencional – REP-C
Este tipo de registro se equivale aos relógios de ponto já utilizados outrora. O sistema é planejado para fazer o registro da jornada de trabalho do colaborador, bem como emitir documentos oriundos da relação trabalhista. Além disso, a Portaria 671 detalha as regras de utilização do modelo:
- O equipamento deve estar sempre no local da prestação do serviço do colaborador e disponível para pronta extração e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal do Trabalho;
- Somente empregados da mesma empresa devem usar, salvo em:
- casos em que a configuração de trabalhador temporário; e
- empresas do mesmo grupo econômico com empregados que compartilham o mesmo ambiente de trabalho, ou estejam trabalhando em empresas do mesmo grupo econômico.
Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo – REP-A
O segundo tipo de registrador eletrônico é o REP-A, que, em teoria, substitui a Portaria 373. Em resumo, é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho. Sendo assim, não há permissão para a hipótese de ultratividade.
Conforme as regras de utilização:
- Deve registrar fielmente todas as marcações efetuadas pelo trabalhador e disponibilizar, no local da fiscalização ou de forma remota, a extração eletrônica ou impressão dessa marcação, não sendo permitido alteração dos registros efetuados;
- Não pode permitir a restrição de horários para a marcação do ponto;
- Quando solicitado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho, deve gerar o Arquivo Fonte de Dados (AFD). Esse arquivo ainda deve receber uma assinatura eletrônica que utilize um certificado digital válido.
Registrador Eletrônico de Ponto Via Programa – REP-P
Por último, temos a grande novidade: os REP-P. Eles representam os softwares, ou plataformas, que fazem parte do sistema de registro de ponto via programa. Este tipo inclui também os coletores de marcações, o armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.
- Devem ter certificação do Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI);
- Podem contar com armazenamento de dados em nuvem ou servidores;
- Devem emitir o Arquivo de Fontes de Dados (AFD) e o comprovante de registro de ponto do trabalhador, em PDF ou impresso.
Além dos requisitos citados acima, os REP-P exigem uma lista de requisitos específicos, que podem ser encontrados na íntegra da Portaria. São eles:
I – cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
II – Número Sequencial de Registro – NSR;
III – identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
IV – local da prestação do serviço ou endereço do estabelecimento ao qual o empregado esteja vinculado, quando exercer atividade externa ou em instalações de terceiros;
V – identificação do trabalhador contendo nome e CPF;
VI – data e horário do respectivo registro;
VII – modelo e número de fabricação, no caso de REP-C, ou número de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, no caso de REP-P;
VIII – código hash (SHA-256) da marcação, exclusivamente para o REP-P; e
IX – assinatura eletrônica contemplando todos os dados descritos nos incisos I a VIII, no caso de comprovante impresso.
4) PORTARIA 671 E LGPD
Outro ponto que a Portaria 671 destaca é acerca da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Em seu artigo 101, a Portaria destaca a importância de as empresas observarem as exigências da Lei 13.709/2018, que trata sobre coletas, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados pessoais.
5) QUAIS SÃO OS REQUISITOS LEGAIS DE UM REGISTRO NO CONTROLE DE PONTO?
Toda empresa precisa se certificar que seus colaboradores estão fazendo as marcações corretas no registro de ponto. Os registros essenciais são:
- Entrada no expediente;
- Saída para intervalo;
- Retorno do intervalo;
- Saída do expediente;
- Toda e qualquer pausa que o colaborador venha a fazer durante a jornada de trabalho.
6) QUAIS FUNCIONÁRIOS NÃO PRECISAM DE CONTROLE DE PONTO?
De acordo com o artigo 62, da CLT, são isentos do registro de ponto:
- Colaborador faz atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho;
- Os cargos de confiança, como gerentes, diretores e chefes, por exemplo;
- Trabalhador em regime de home office, ou teletrabalho.
Nas condições acima, o registro deve ser realizado no contrato individual de cada funcionário.
7) TOLERÂNCIA PARA ATRASOS
Não existe na CLT nenhuma norma que trate sobre tolerância para atrasos de funcionários. O que gera uma confusão acerca do tema é o texto do artigo 58, da CLT, que trata da duração normal do trabalho.
De acordo com o §1º, “não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário no registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários”.
Em outras palavras, o trabalhador tem um limite máximo de 10 minutos diários de tolerância em caso de atraso: cinco no início do expediente e outros cinco durante as pausas, ou ao final da jornada de trabalho. Se esse tempo for ultrapassado, a empresa tem o direito de descontar todo o tempo excedido.
Sendo assim, o bom senso de ambas as partes deve prevalecer. Uma conversa pode ser a chave para quaisquer problemas imprevistos.
Por outro lado, é importante relembrar que o fato de o colaborar chegar todos os dias atrasado na empresa, ou até mesmo por longos períodos frequentes, pode ser caracterizado como desídia. Com isso, o empresário tem o direito de demitir o funcionário por justa causa.
8) A EMPRESA PODE DESCONTAR NO SALÁRIO DO TRABALHADOR A FALTA DE REGISTRO DE PONTO?
A legislação trabalhista não aborda esse tema. No entanto, vale lembrar que o funcionário só pode ser descontado caso falte ao trabalho.
Pelo não registro de ponto, a empresa pode advertir verbalmente o funcionário, desde que essa condição esteja explícita no regimento interno da empresa.
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Sócio-fundador do escritório Salari Advogados; delegado de prerrogativas e membro do Comitê de Celeridade Processual da OAB/RJ; especialista em Direito Público e Privado pela Cândido Mendes; advogado colunista e convidado da rádio Bandeirantes – Bandnews; membro efetivo e convidado do programa de rádio e websérie Direitos e Deveres; colunista e especialista em Direito, convidado dos jornais O Globo e Extra.
